Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới nhất

Theo như quy định 38/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 1/7/2020, tất cả các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ ngày 1/7/2022. Thế nhưng vẫn có rất nhiều doanh nghiệp còn bỡ ngỡ với thủ tục đăng ký loại hóa đơn này. Trong bài viết dưới đây, ehoadonbkav sẽ hướng dẫn cho bạn cách đăng ký HĐĐT nhanh chóng và dễ dàng.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới nhất

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là bản tập hợp dữ liệu về hoạt động cung ứng dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp, được tạo lập, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp khi đã được cấp mã số thuế có thể sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, xuất khẩu,.. theo quy định của pháp luật. Về bản chất thì HĐĐT cũng giống như hóa đơn giấy, tuy nhiên tiện lợi hơn và tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp.

Điều kiện áp dụng HĐĐT cho doanh nghiệp

Theo như Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh hàng hóa dịch vụ muốn khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng được những điều kiện như sau:

Là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có mã số thuế và đang thực hiện kê khai thuế với cơ quan Thuế, có chữ ký điện tử hợp lệ.

Doanh nghiệp có trang bị thiết bị truyền tin, mạng thông tin, đường truyền tải và địa điểm đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng và quản lý HĐĐT.

Tạo HĐĐT nhanh chóng và dễ dàng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có đội ngũ đủ trình độ và khả năng để đáp ứng nhu cầu tạo lập và sử dụng HĐĐT theo đúng quy định.

Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm hỗ trợ bán hàng, cung ứng dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán, dữ liệu của HĐĐT có thể được tự động chuyển sang ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài ra doanh nghiệp cần xây dựng được quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục lại dữ liệu khi xảy ra một vài vấn đề, tránh việc mất mát thông tin.

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử đơn giản cho doanh nghiệp

Các bước cơ bản để đăng ký HĐĐT cho doanh nghiệp

Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử 

Doanh nghiệp  cần  thiết kế mẫu hóa đơn trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Mẫu hóa đơn do đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thiết kế cho  các bạn. 

Bkav ehoadon hỗ trợ bạn một số mẫu thiết kế miễn phí

Chọn mẫu hóa đơn miễn phí tại đây

Bước 2: Tạo mẫu Quyết định áp dụng HĐĐT và Mẫu thông báo phát hành hóa đơn

Có rất nhiều các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín. Bạn có thể dễ dàng đăng ký HĐĐT thông qua các đơn vị này. Đơn vị cung cấp hóa đơn sẽ tạo toàn bộ hồ sơ đăng ký cho doanh nghiệp của bạn.

Hồ sơ đăng ký HĐĐT bao gồm:

• Tải mẫu quyết định sử  dụng hóa đơn điện tử  TẠI ĐÂY
• Thực hiện kê khai tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn TB01/AC (tải trên phần mềm HTKK)

 Bước 3: Gửi thông báo phát hành HĐĐT đến cơ quan thuế

Sau khi đã ra quyết định lập HĐĐT, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần tiến hành thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT bao gồm: Hóa đơn mẫu, thông báo phát hành theo mẫu, quyết định sử dụng HĐĐT.

Xem hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn tại đây

Những lưu ý trong quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp có thể tự làm hồ sơ đăng ký HĐĐT gửi đến cơ quan Thuế hoặc thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT. Trong quá trình làm thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ đơn vị cung ứng dịch vụ, chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ cần thiết theo đúng mẫu kèm theo thông tư ban hành.

Khi đăng ký HĐĐT, doanh nghiệp gửi trực tiếp hồ sơ đến cơ quan thuế hoặc gửi qua trang điện tử. Nếu sau 2 đến 3 ngày làm việc, cơ quan thuế không phản hồi lại bằng văn bản thì doanh nghiệp có thể tra cứu xem hóa đơn điện tử của Doanh nhiệp có thể sử dụng được chưa tại  link bên dưới.

Link tra cứu thông tin phát hành háo đơn tại đây

 

XEM THÔNG TIN ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ