Những điều cơ bản cần biết về đăng ký hóa đơn điện tử

Những điều cơ bản cần biết về đăng ký hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử (HĐĐT) là việc làm bắt buộc đối với doanh nghiệp chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp mới vừa thành lập từ sau ngày 01/11/2018. Để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với thay đổi này, Bkav sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục đăng ký HĐĐT qua bài đăng dưới đây.

Những điều cơ bản về đăng ký hóa đơn điện tử

Điều kiện cơ bản để đăng ký hóa đơn điện tử

Sự thay đổi từ hóa đơn giấy qua hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí. Điều kiện để một đơn vị có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế được quy định cụ thể theo khoản 2 điều 4 trong thông tư số 32/2011/TT-BTC như sau:

• Có đủ điều kiện của một đơn vị kinh tế đã và đang có các nội dung cần khai thuế điện tử với cơ quan Thuế.
• Có cả địa điểm và hệ thống truyền đạt dữ liệu, kết nối mạng, thiết bị thực hiện truyền tin có khả năng đáp ứng nhu cầu trong việc khai thác, sử dụng, quản lý và lưu giữ thông tin dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Có bộ phận nhân viên đủ kinh nghiệm và trình độ để đảm bảo các yêu cầu trong việc tạo, lập, sử dụng và bảo quản hóa đơn điện tử đúng yêu cầu mà quy định đã ban hành
• Có chữ ký số tuân theo yêu cầu trong quy định của Bộ tài chính
• Có phần mềm kế toán hoặc ứng dụng cung cấp dịch vụ, hàng hóa tích hợp với phần mềm kế toán tạo điều kiện cho dữ liệu từ các phương tiện này sẽ tự động đưa dữ liệu vào phần mềm để tạo thông tin xuất hóa đơn điện tử
• Có khả năng đạt được yêu cầu cơ bản về tiêu chuẩn chất lượng của quá trình sao chép, lưu giữ, phục hồi thông tin trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Hồ sơ làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Để làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

•  Quyết định của tổ chức kinh tế về việc áp dụng thực hiện hóa đơn điện tử
• Mẫu thiết kế hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã chuẩn bị dự định sẽ phát hành.
• Thông báo đến cơ quan quản lý thuế về việc phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ bao gồm các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử sẽ được gửi trên trang thuế điện tử cho cơ quan Thuế - nơi trực tiếp quản lý doanh nghiệp qua cổng giao dịch thông tin điện tử.

Quy trình cơ bản để đăng ký hóa đơn điện tử

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử được tuân theo trình tự các bước như sau

Trước khi thực hiện các bước triển khai hóa đơn điện tử thì Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được tư vấn triển khai hóa đơn điện tử

Tham khảo lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử tại đây 

• Bước 1: Lựa chọn thiết kế mẫu hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ sử dụng

Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu có sẵn của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc đưa ra mẫu thiết kế riêng có logo và nội dung mang thương hiệu của doanh nghiệp mình.

Tham khảo một số mẫu hóa đơn điện tử miễn phí và có phí tại đây

Mẫu hóa đơn điện tử có sẵn của tập đoàn Bkav

• Bước 2: Lập quyết định về việc đơn vị sẽ áp dụng xuất hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành bước 1, Bạn sẽ nhận được thông tin hỗ trợ hướng dẫn các Bạn  hoàn thành  Bước 2

Bước 2 là bước chuẩn bị hồ sơ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế là lập văn bản quyết định về việc chuyển qua dùng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế theo đúng các nội dung quy trong Mẫu số 1 và liên lạc tại Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC đã hướng dẫn doanh nghiệp trong quá trình tạo lập, phát hành và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định áp dụng xuất hóa đơn bằng hóa đơn điện tử

• Bước 3: Nộp các hồ sơ đã lập qua cổng điện tử của cơ quan Thuế

Doanh nghiệp sẽ đăng nhập vào trang thuế điện tử tiến hành gửi các hồ sơ điện tử thông qua đường điện tử.

Đây là thủ tục dành cho các doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu. Tuy nhiên, đối với thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể nộp điện tử hoặc in ra gửi đến trụ sở cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Đối với việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua mạng, nếu bạn không thấy thông tin phản hồi của Thuế bằng văn bản về việc áp dụng xuất qua hóa đơn điện tử của đơn vị, doanh nghiệp mặc định được xuất hóa đơn điện tử hợp pháp sau 2 ngày làm việc. (trích quy định thông tư số 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 27/04/2017)

Sau khi hoàn thành 3 bước các Bạn nhận được thông báo cho phép sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế đồng ý là có thể sử dụng hóa đơn điện tử. 

eHoadon - Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử của Bkav

Phần mềm điện tử eHoadon của tập đoàn BKAV

 Hướng dẫn cung cấp các thông tin khởi tạo hóa đơn điện tử cho khách hàng

1. Xem bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Bkav - Liên hệ zalo 0976826807 để nhận from đăng ký 

2. Chọn hóa đơn theo mẫu có sẵn hoặc gửi logo cho Bkav tạo mẫu theo nội dung yêu cầu về hóa đơn điện tử

3. Hỗ trợ triển khai và ký kết hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thiện thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, nhân viên Bkav sẽ bàn giao quy trình xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng:

1. Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử eHoadon của Bkav

2. Cung cấp tài khoản đăng nhập hóa đơn điện tử eHoadon

3. Hướng dẫn các bước sử dụng phần mềm eHoadon của Bkav

 vậy, chỉ với các thao tác đơn giản, Bkav đã hỗ trợ hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp trong việc đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và nhiệt tình, tập đoàn Bkav sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp một cách nhanh chóng và liên tục các thủ tục trong quá trình sử dụng phần mềm eHoadon.

Quý khách chỉ cần gọi đến số 0976826807 để được tư vấn dịch vụ nhanh chóng. Trong quá sử dụng nếu có các thắc mắc về kỹ thuật, bạn có thể gọi tổng đài 19001854 hoặc email đến ehoadondientubkav@gmail.com sẽ được đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Bkav hỗ trợ.

Trên đây là các hướng dẫn đầy đủ của Bkav về thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ tài chính. Tập đoàn Bkav sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng các tính năng của hóa đơn điện tử.