Lợi ích nổi bật của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy không thể bỏ qua

Với xu hướng công nghệ ngày càng phát triển, tối ưu cách quản lý vận hàng và giao dịch của doanh nghiệp. Thì hợp đồng điện tử là nhân tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số một cách nhanh chóng, hiệu quả. Vậy, hợp đồng điện tử có những lợi ích gì so với hợp đồng giấy truyền thống? Chúng ta hãy cùng ehoadonbkav.com tìm hiểu nhé!

Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu lợi nhuận

Có thể nói, ngày nay các doanh nghiệp đã ứng dụng hợp đồng điện tử một cách rất phổ biến. Với việc tạo, ký và quản lý thông qua các phương tiện điện tử, thay vì sử dụng tài liệu giấy truyền thống đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí và tối ưu được lợi nhuận.

Tiết kiệm chi phí vận chuyển và giao nhận:

Hợp đồng điện tử loại bỏ nhu cầu vận chuyển và gửi các tài liệu giấy. Thay vì phải in, gói và gửi bằng cách truyền thống, các bên có thể trao đổi hợp đồng và tài liệu liên quan qua email hoặc các hệ thống trao đổi tài liệu điện tử khác. Điều này giúp tiết kiệm chi phí gửi hàng hóa và tiền công của người vận chuyển.

Giảm chi phí in ấn và lưu trữ:

Với hợp đồng điện tử, không cần in ấn nhiều bản hợp đồng để ký và lưu trữ. Thay vào đó, hợp đồng điện tử có thể được lưu trữ và quản lý trong hệ thống điện tử. Điều này giúp giảm chi phí in ấn, mực in và giấy, cũng như giảm không gian lưu trữ vật lý cho các tệp tin giấy.

Tối ưu hóa quy trình làm việc:

Hợp đồng điện tử cho phép tự động hóa quy trình làm việc, từ việc tạo và ký hợp đồng đến việc theo dõi và xác nhận các điều khoản. Các hệ thống hợp đồng điện tử có thể cung cấp cảnh báo và thông báo tự động, giúp đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng và giám sát quy trình một cách hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các bên tham gia

Tiết kiệm thời gian:

Hợp đồng điện tử loại bỏ quá trình gửi tài liệu qua đường bưu điện hoặc chuyển phát như hợp đồng giấy. Thay vì phải đợi đến khi tài liệu được gửi và nhận, các bên có thể trao đổi, ký và chuyển hợp đồng chỉ trong vài phút thông qua internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, xử lý và truyền tải giấy tờ.

Giảm nhân sự đảm nhận công việc:

Lợi ích của hợp đồng điện tử phải kể đến đó là giúp giảm bớt công việc hành chính liên quan đến in ấn, chuyển phát, lưu trữ và quản lý tài liệu giấy. Với hợp đồng giấy, có thể phải mất 1-2 nhân lực đảm nhận công việc này.

Dễ dàng lưu trữ, tra cứu an toàn và tạo sự minh bạch

So với hợp đồng giấy truyền thống, việc hợp đồng điện tử được tích hợp tại doanh nghiệp mang lại tính minh bạch cực kỳ cao.

Ghi chú và lưu trữ dễ dàng:

Trong hợp đồng điện tử, mọi thay đổi, ghi chú hoặc chỉnh sửa đều được lưu trữ và ghi nhận một cách rõ ràng. Các bên tham gia có thể truy cập vào lịch sử và phiên bản hợp đồng để xem và xác nhận các thay đổi đã được thực hiện.

Xác thực và chứng thực điện tử:

Hợp đồng điện tử thường đi kèm với các biện pháp xác thực và chứng thực điện tử, như chữ ký điện tử và mã hóa. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng mà ở hợp đồng giấy không có.

Hợp đồng điện tử tạo sự minh bạch:

Cho phép các bên liên quan xem lại hợp đồng điện tử ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào. Tạo môi trường minh bạch cho các bên, thúc đẩy hợp tác lâu dài.

Giảm thiểu rủi ro cháy, mất mát dữ liệu:

Hợp đồng điện tử có lợi ích vượt trội so với hợp đồng giấy là với những hợp đồng đã ký sẽ được lưu trữ một cách bảo mật trong thời hạn 10 năm trên hệ thống và lưu trữ trên điện toán đám mây, đảm bảo an toàn tuyệt đối. Qua việc này, doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro như hỏng, cháy, mất mát về hợp đồng. Việc tra cứu thông tin trong hợp đồng cũng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Hợp đồng điện tử xóa bỏ rào cản địa lý, thời tiết so với hợp đồng giấy

Trong trường hợp hợp đồng giấy truyền thống, việc gặp mặt trực tiếp hoặc chuyển fax giấy tờ là bắt buộc và dễ bị hoãn lại do các yếu tố xấu như thời tiết, thiên tai hoặc dịch bệnh. Đặc biệt, trong đại dịch Covid-19, hầu hết các hoạt động kinh doanh đã bị gián đoạn. Hợp đồng điện tử đã ra đời và giúp quá trình giao kết diễn ra một cách thuận lợi, trơn tru và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố này.

Với việc ký kết trên mạng Internet, hợp đồng điện tử được thực hiện nhanh chóng và đơn giản, ngay cả khi các bên tham gia ở xa nhau và có khoảng cách lớn về không gian. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, không phụ thuộc vào việc di chuyển hay hạn chế của địa lý.

Trên đây là những lợi ích của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy truyền thống mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ. Lợi ích thiết thực, nhiều doanh nghiệp ứng dụng, phần nào thúc đẩy quá trình chuyển đổi số nhanh hơn. Tận dụng công nghệ để hội nhập và phát triển.

Doanh nghiệp bạn đang muốn tham khảo về phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số,.. hỗ trợ quá trình vận hành thông minh cho doanh nghiệp. Thì đừng quên liên hệ với chúng tôi ehoadonbkav.com, đội ngũ kỹ thuật viên sẽ tư vấn tận tình nhất có thể.

Bảng giá phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Bkav eContract