Hóa đơn điện tử là gì ?
Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 33/2011/TT-BTC thì “hóa đơn điện tử” là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, thiết lập, lưu trữ, gửi nhận và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiểu một cách đơn giản hơn, nó giống như loại hóa đơn tự in/đặt mà chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo lập bằng website hoặc phần mềm cho ra hóa đơn điện tử được sản xuất bởi các nguồn cung cấp hóa đơn. Và các nhà cung cấp ấy phải được Bộ tài chính cấp phép.
Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử là:
-
Có mã xác thực là loại hóa đơn khi tổ chức, cá nhân cần phải có xác thực của cơ quan thuế khi cần. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực số hóa đơn cho cá nhân, tổ chức; và cá nhân, tổ chức đó sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn
-
Không có mã xác thực được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp từ ngày 01/01/2020
Hóa đơn điện tử là gì ?
Chi phí và tính năng phần mềm hóa đơn điện tử
Rõ ràng các Công ty luôn quan tâm tới chi phí của hóa đơn điện tử. Giá cả luôn cân bằng với các tính năng và tiện ích của phần mềm.
Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử.
Dễ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Ngoài chi phí và tính năng , một cân nhắc chính trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là nó sẽ tương đối không phức tạp đối với nhân viên sử dụng. Để kiểm tra tính năng và tham khảo cách sử dụng chương trình hóa đơn điên tử
Điều này giúp Bạn làm quen với chương trình và Bạn có thể kiểm tra một số tính năng của phần mềm HĐĐT và chất lượng hỗ trợ của nhà cung cấp.
Tính năng phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn truyền thống và hóa đơn điện tử
Hóa đơn truyền thống sẽ được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2020. Như vậy các Bạn nên chuẩn bị cho việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ngay từ hôm nay.
Việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ mang lại cho Doanh nghiệp một số lợi ích:
Tiết kiệm chi phí
Với loại hóa đơn này, mọi người sẽ không cần phải quan tâm đến vấn đề nguyên liệu sản xuất, quy trình sản xuất giống như hóa đơn giấy. Những chi phí liên quan đến in ấn hóa đơn được giảm thiểu hoàn toàn. Bên cạnh đó, nếu như sử dụng hóa đơn giấy, mọi người sẽ tốn kém thêm chi phí vận chuyển và lưu giữ. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, chi phí này gần như bằng không.
Chi phí tiếp theo được giảm tải khi các doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn hiện đại này chính là chi phí liên quan đến các thủ tục hành chính về thuế. Các doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn kém chi phí để thực hiện nghĩa vụ tài chính. Bởi giờ đây các thủ tục cũng được “điện tử hóa” theo loại hóa đơn này.
Tiết kiệm thời gian
Điểm cộng thứ hai của hóa đơn mới chính là giúp mọi người tiết kiệm thời gian. Từ vấn đề sản xuất, in hóa đơn đến khâu thanh toán, quản lý,... đều được rút ngắn thời gian tối đa. Nhờ sự linh hoạt của hóa đơn hiện đại này mà các doanh nghiệp, người mua hàng không cần phải đợi chờ hóa đơn được vận chuyển đến. Chỉ qua một vài cú click chuột, hóa đơn sẽ được gửi đi nhanh chóng.
Bên cạnh đó, một vấn đề khiến không ít người lo lắng hiện nay chính là sự xuất hiện của hóa đơn giản. Tuy nhiên, đây chỉ là nỗi lo khi mọi người dùng hóa đơn giấy. Còn nếu lựa chọn loại hóa đơn công nghệ 4.0 hiện nay thì vấn đề này được giải quyết hoàn toàn. Tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn khống sẽ không bao giờ xảy ra.
Một vấn đề nữa cũng khiến cho không ít người băn khoăn khi dùng hóa đơn giấy chính là phải thật cẩn thận. Bởi nếu viết sai các thông tin như tên khách hàng, địa chỉ hay giá tiền hoặc mã số thuế đều sẽ phải bỏ đi, viết lại mà không thể sửa chữa. Nhưng với hóa đơn điện tử thì hoàn toàn khác. Những thông tin bị viết sai vẫn có thể sửa chữa dễ dàng.
Hóa đơn điện từ đảm bảo sự tiện ích
Một trong những việc làm mà mọi doanh nghiệp và đơn vị bán hàng cần thực hiện chính là phải lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn thường xuyên cho cơ quan thuế. Thông thường, các đơn vị sẽ tiến hành lập báo cáo theo mỗi quý. Tuy nhiên, nếu sử dụng loại hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện công việc này thường xuyên.
Sự tiện ích của loại hóa đơn hiện đại này còn được các khách hàng đánh giá cao. Bởi mọi người có thể chủ động tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Không chỉ là khách hàng mà ngay cả các nhân viên của doanh nghiệp cũng có thể tra cứu các thông tin về khách hàng, những lần mua hàng trong tích tắc.
Hóa đơn truyền thống và hóa đơn điện tử
Tích hợp với bên thứ 3
Một yếu tố cần thiết trong việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là tính năng tích hợp với nhà cung cấp thứ 3. Khi làm vậy bạn cần xác định mức độ mà các tiện ích bổ sung này sẽ phù hợp với hệ thống mà bạn đang sử dụng.
Phần mềm hóa đơn điện tử gần như chắc chắn sẽ tích hợp với một số phần mềm như kế toán, bán hàng… Vì vậy khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử bạn cân hỏi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sẵn sàng hỗ trợ hoặc cung cấp cho bạn thông tin để tích hợp này.
Phần mềm hóa đơn điện tử phải tích hợp với đơn vị thử 3
Tiện ích và báo cáo của hóa đơn điện tử
Tiện ích cho nhân viên sử dụng luôn là sự lựa chọn ưu tiên của Doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Một số tiện ích cần chú ý để đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử:
Tiện ích và báo cáo của phần mềm hóa đơn điện tử
Cân nhắc về bảo mật
Trong thời đại công nghệ ngày nay của tin tặc và lỗ hỏng trên hệ thống, bảo mật đã trở thành mối quan tâm hàng đầu với hầu hết các Doanh nghiệp và người sử dụng. Không bảo vệ thông tin đầy đủ khách hàng có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn. Do đó cần thiết đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử và tính bảo mật của nó.
Bạn có thể kiểm tra mức độ bảo mật do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp theo một số cách như:
-
Thông tin truy cập
-
Mã hóa dữ liệu
-
Hệ thống quản lý data….
Cân nhắc về bảo mật của phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt nhất
Bạn có thể tham khỏa danh sách các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử do Cục thuế Hà Nội bình chọn trên danh sách 27 đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Top phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
){kind=icon}
){kind=icon}
){kind=icon}
![Quy định về thuế môn bài và thuế thu nhập doanh nghiệp [2024]](https://static.ecosite.vn/12057/news/2024/01/27/thue-thu-nhap-doanh-nghiep-la-gi-1501083722-1706322495.webp)
