Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp mới

Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, chính phủ cũng đã ra nghị định 119/2018/NĐ- CP về việc sử dụng loại hóa đơn này. Do vậy nên việc đăng sử dụng hóa đơn điện tử cho những doanh nghiệp mới là vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, bkav sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký hóa đơn điện tử đơn giản và chi tiết nhất.

Đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp mới cần những chuẩn bị gì để đăng ký hóa đơn điện tử?

Các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động thì cần thiết phải có công cụ chuyển đổi số, và một trong số đó là hóa đơn điện tử. Nếu muốn đăng ký HĐĐT nhanh chóng và thuận lợi, trước khi làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị trước những yêu cầu như sau:

• Doanh nghiệp cần có phần mềm bán hàng được kết nối với phần mềm kế toán để có thể đảm bảo rằng dữ liệu về hàng hóa hay dịch vụ được tự động chuyển vào dữ liệu kế toán phục vụ cho việc kê khai thuế.

• Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của pháp luật về việc đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử. Tại thời điểm lập hồ sơ đăng ký HĐĐT, chữ ký này cần phải có hiệu lực.

• Có thể trang bị các thiết bị dùng để truy cập vào internet và đường truyền doanh nghiệp cũng phải đủ khả năng để thực hiện nghiệp vụ kế toán như phát hành, kê khai và lưu trữ hóa đơn.

• Trang bị cho đội ngũ nhân viên kiến thức về HĐĐT và cách sử dụng phần mềm HĐĐT. Khi chọn nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp hãy ưu tiên những đơn vị có hỗ trợ chăm sóc khách hàng để có thể giải quyết được các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng nhất.

• Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu đủ dung lượng để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm.

Các đơn vị phần mềm hóa đơn cũng hỗ trợ đăng ký HĐĐT

Trên đây là toàn bộ những yêu cầu cần thiết cho doanh nghiệp mới trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ những yêu cầu trên, doanh nghiệp cần chọn lựa một đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử hoặc tự đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Các bước làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Chọn nhà cung ứng để hợp tác tạo hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên để đăng ký hóa đơn điện tử đó là lựa chọn nhà cung ứng để tiến hành đăng ký. Đây sẽ là đơn vị hỗ trợ bạn trong quá trình làm hồ sơ, gửi thông báo cũng như thiết kế, phát hành hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, đơn vị này cũng sẽ giúp đỡ doanh nghiệp bạn khắc phục lỗi hoặc rủi ro trong khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Bởi vậy nên các doanh nghiệp mới cần phải xem xét và nghiên cứu kỹ trước khi tiến hành hợp tác với một bên cung cấp nào đó.

Thiết kế và xác minh mẫu HĐĐT

Sau khi đã tiến hành chọn nhà cung ứng, doanh nghiệp sẽ cần phải thiết kế mẫu hóa đơn điện tử. Thông thường đơn vị cung cấp cũng sẽ có những mẫu thiết kế hóa đơn có sẵn cho các doanh nghiệp lựa chọn.

Việc mà doanh nghiệp cần chuẩn bị đó là mẫu hóa đơn mẫu, hoặc những ý tưởng và thông tin cần thiết, phí đơn vị cung cấp sẽ tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn và xác nhận lại mẫu.

Tạo quyết định và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo HĐĐT, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính doanh nghiệp cần phải đưa ra quyết định áp dụng HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục của thông tư.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải thông báo phát hành HĐĐT gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong quá trình thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu, hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

Mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hoàn thành đăng ký và chờ kết quả của cơ quan thuế

Cuối dùng, doanh nghiệp chỉ cần chờ cho đến khi cơ quan thuế phê duyệt và ra quyết định phê duyệt bằng văn bản là có thể sử dụng hóa đơn.

Lưu ý: Cả 3 thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đều có thể được gửi đến cơ quan thuế trong một lần duy nhất. Nếu như cơ quan thuế không phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng HĐĐT, theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, doanh nghiệp có thể truy cập vào link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html# để kiểm tra thông tin về việc cơ quan thuế chấp nhận thông báo phát hành hóa đơn.

Nên đăng ký hóa đơn điện tử ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ các doanh nghiệp mới đăng ký và thiết kế HĐĐT. Trong số đó, hóa đơn điện tử bkav là một địa chỉ uy tín và được rất nhiều các doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng sử dụng.

Bkav là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay

Bkav giúp doanh nghiệp mới đăng ký hóa đơn điện tử một cách đơn giản nhất. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị những yêu cầu trước khi đăng ký hóa đơn, bkav sẽ hỗ trợ các thủ tục đi kèm và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

Ngoài ra, phần mềm HĐĐT bkav cũng được đánh giá cao về nhiều yếu tố như độ thuận tiện, tính an toàn và bảo mật cao, hỗ trợ chăm sóc khách hàng để có thể khắc phục ngay lập tức các vấn đề phát sinh.

Trên đây là hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho những doanh nghiệp mới. Để quá trình đăng ký diễn ra thuật suôn sẻ và thuận lợi, các doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị và tìm hiểu thật kỹ trước khi tiến hàng đăng ký sử dụng HĐĐT. Nếu như có bất kỳ thắc mắc gì, quý doanh nghiệp có thể để lại tin nhắn qua website hóa đơn điện tử của chúng tôi.