04 tính năng nổi trội không thể bỏ qua của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD

04 tính năng nổi trội không thể bỏ qua của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD

Thực tế, có nhiều cách để xử lý hóa đơn điện tử đầu vào, mỗi kế toán sau quá trình làm việc sẽ có phương pháp quản lý – xử lý hóa đơn điện tử đầu vào riêng. Tuy nhiên, dù là thực hiện theo cách nào, mục tiêu của kế toán vẫn là tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác thủ công tăng hiệu suất công việc. Trong bài viết này, Bkav sẽ chia sẻ cách quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán loại bỏ rào cản về quy trình, tiết kiệm thời gian kế toán, chi phí cho doanh nghiệp.

1. Tra cứu thông tin người nộp thuế

Đây là chức năng ưu việt được tích hợp trên phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD, nhằm giúp doanh nghiệp kiểm tra được Mã số thuế, tên người nộp thuế, địa chỉ trụ sở chính và đặc biệt hơn là trang thái hoạt động của Người nộp thuế. Công ty chỉ cần nhập mã số thuế vào ô Tra cứu Người nộp thuế là có thể tra cứu ngay thông tin người nộp thuế và kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn GTGT đầu vào.

2. Các loại báo cáo cho thuế và quản trị nội bộ:

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc xác định các loại tờ khai, thời hạn nộp tờ khai, thời hạn nộp thuế khi có phát sinh là vấn đề cực kỳ quan trọng. Bởi lẽ chỉ cần Công ty nộp tờ khai trễ so với thời hạn sẽ bị phạt vi phạm hành chính, nếu bị trễ nhiều ngày có thể bị phạt số tiền nhiều hơn gấp nhiều lần số tiền truy thu thuế.

-> Tham khảo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Trong số các loại tờ khai thuế, hầu như doanh nghiệp nào cũng cần nộp tờ khai thuế GTGT. Và cơ sở để lập tờ khai thuế GTGT này là Bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra. Vì vậy, việc quản lý các hóa đơn đầu vào trước khi kê khai thuế là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết. Hiểu được điều này, Bkav đã tích hợp trong Phần mềm quản lý hóa đơn chức năng lập Bảng kê hóa đơn đầu vào giúp Công ty dễ dàng tạo ra các Bảng kê hóa đơn đầu vào theo từng tháng, quý, năm hoặc một khoảng thời gian cụ thể mà Công ty cần. Chức năng này vô cùng hữu ích trong công tác quản lý và kế toán như sau:

• Thứ nhất, Kế toán không phải nhập thủ công từng tờ hóa đơn, tiết kiệm được 90% thời gian nhập liệu, hạn chế được sai sót do nhập sai số liệu, kê khai thuế sai, giảm thiểu nộp phạt thuế, giảm thiểu các tình huống xử lý kê khai bổ sung do sai sót.
• Thứ hai, phần mềm lưu trữ các hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp trong công tác quyết toán thuế, kiểm toán Báo cáo tài chính hàng năm:

Hóa đơn đầu vào được người bán gửi cho doanh nghiệp cần được lưu trữ 3- 10 năm để chứng minh các con số trong báo cáo tài chính, tờ khai thuế là đúng. Nhiều trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, kế toán không giải trình và trình hóa đơn đầu vào ra thì chi phí hợp lý giảm trừ thuế của doanh nghiệp sẽ bị loại và có thể bị phạt vì khai thuế không đúng.  

• Thứ ba, phần mềm có chức năng lọc ra được các hóa đơn thay thế, điều chỉnh, bị thay thế, bị điều chỉnh hoặc hóa đơn đã hủy.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán khó tránh khỏi những sai sót, bất cẩn

trong quá trình phát hành hóa đơn cho khách hàng như: Ghi sai thông tin, sai địa chỉ,.. Với những trường hợp như vậy, kế toán cần nắm rõ các thao tác xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế. Theo quy định tại điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, sau đó tiến hành thông báo với người mua và Cơ quan Thuế. Các hóa đơn điều chỉnh và thay thế này rất khó quản lý và rất dễ bị hỏi và giải trình khi quyết toán thuế. Đặc biệt, sau nhiều năm trôi qua, nhân sự kế toán cũ nghỉ thay vào đó là những nhân sự mới không rõ cũng như không tìm kiếm được khi giải trình với các cơ quan chức năng. Hiểu được điều đó, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD đã tích hợp sẵn chức năng lưu trữ và phân loại hóa đơn thay thế, điều chỉnh, bị thay thế, bị điều chỉnh hoặc hóa đơn đã hủy giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng lọc ra được các hóa đơn này tại bất kỳ giai đoạn phát sinh nào của năm tài chính.

• Thứ tư, phần mềm đem lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp:

Việc sử dụng hóa đơn giấy, quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải chi một phần ngân sách khá lớn cho không gian lưu trữ, in ấn, nhân sự, chi phí quản lý, chi phí thời gian,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể gánh chịu các khoản chi phí nộp phạt do kê khai, hạch toán nghiệp vụ không đúng thực tế,…-

à Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Bkav eQLHD có thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào một cách khoa học, minh bạch. Người dùng có thể tra cứu hóa đơn đầu vào đã phát sinh từ nhiều năm. Mặt khác, phần mềm có thể tự kiểm tra tính chính xác của hóa đơn đầu vào và tự động cập nhật lên phần mềm kế toán.

3. Danh sách hóa đơn đầu vào được đồng bộ và kết xuất excel dễ dàng và nhanh chóng

•  Đồng bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào: Dữ liệu từ hóa đơn tự động được cập nhật lên phần mềm kế toán, giúp kế toán theo dõi thông tin trực quan trên một phần mềm tập trung.
• Kết xuất danh sách hóa đơn đầu vào thành file excel từ tổng hợp đến chi tiết, phần mềm còn hỗ trợ kết xuất excel theo chuẩn của các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay như Misa, EasyBooks, Fast, SmartPro, Amis Misa, 3TSoft, Sis.
• Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng giúp kế toán tải lên và hạch toán các hóa đơn đầu vào.

4. Quản lý người sử dụng:

Phần mềm có chức năng quản lý Người sử dụng, Công ty có thể phân quyền cho các phòng ban sử dụng và quản lý hóa đơn theo bộ phận. Ví dụ, bộ phận kế toán thuế có thể đăng nhập để xuất Bảng kê hóa đơn đầu vào mục đích báo cáo thuế định kỳ, bộ phận kế toán thanh toán có thể đăng nhập để tìm hóa đơn thanh toán và quan trọng hơn là chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể ước tính tổng chi phí đầu vào của Công ty ở bất kỳ thời điểm nào phục vụ cho việc đưa ra quyết định nhanh chóng và nắm bắt cơ hội kinh doanh.

Trên đây, Bkav đã chia sẻ các tính năng nổi trội của Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD. Thông tin chi tiết về Bkav eQLHD cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm được đăng tải. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể liên hệ Trung tâm Chăm sóc khách hàng của Bkav qua số điện thoại 1900 1865 hoặc gửi email đến địa chỉ ehoadondientubkav@gmail.com để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHD  trong 20/08/2023 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0976826807

Tham gia nhóm zalo https://zalo.me/g/ammkqj247 để nhận nhiều thông tin và trao đổi chia sẽ các vấn đề liên quan